Работа может закончиться обнаружением дефекта, внеплановым устранением проблем и т.п. В таком случае предлагается использовать функционал дефектных актов.

<aside> ℹ️ В нашей компании существует также вид работ “дефектный акт”. Запись дефектного акта – результат работ, которые могут занять не один час на устранение дефекта и заполнение отчёта.

</aside>

Каждая запись дефектного акта может содержать информацию о выявленных проблемах с фотографиями и результатах устранения. По созданной в системе записи формируются документы для подписания клиентом, в т.ч. через ЭЦП в разделе Документы.

Работа с дефектными актами происходит во вкладке Объекты → Объект → Дефектный акт

Здесь можно:

• Создать новую запись
• Скачать все документы архивом
• Скачать отдельный акт для последующей печати
• Отправить акт на почту клиенту для последующего физического подписания
• Посмотреть или изменить запись о дефектном акте

Создание дефектного акта

Форма дефектного акта содержит поля, которые будут отображены в сгенерированном документе.

<aside> ℹ️ На данный момент шаблон документа нельзя внести самостоятельно, требуется обратиться к нам.

</aside>

Почти все поля в акте направлены на перенос значений в документ, но “Добавить личную подпись” подразумевает подписание документа.

Дефектный акт можно начать формировать прямо на объекте в момент выполнения работ и закончить позднее в офисе или по дороге. В т.ч. закончить заполнение может другой специалист, к примеру, старший инженер.

Поле “Добавить личную подпись” означает, что документ закончен и нужно запустить процесс подписания документа клиентом с помощью функционала раздела Документы.

После создания дефектного акта клиенту будет отправлено письмо с информацией о создании записи. Это лишь уведомление. Итоговый подписанный документ (файл) отправляется отдельно и влияет на счётчик отправленных актов в разделе. В данный момент составитель или редактор должен самостоятельно нажать кнопку “отправить дефектный акт”, чтобы клиент получил документ на почту.

Дефектные акты и сервисные карты система автоматически отправляет через сутки от последнего редактирования, если документ не был отправлен вручную. Т.е. если сутки документ не менялся и не был отправлен сотрудником. Система не отправляет этот вид документов сразу, так как нередко записи требуют корректировки после создания.