Работа может закончиться обнаружением дефекта, внеплановым устранением проблем и т.п. В таком случае предлагается использовать функционал дефектных актов.

<aside> ℹ️ В нашей компании существует также вид работ “дефектный акт”. Запись дефектного акта – результат работ, которые могут занять не один час на устранение дефекта и заполнение отчёта.

</aside>

Каждая запись дефектного акта может содержать информацию о выявленных проблемах с фотографиями и результатах устранения. По созданной в системе записи формируются документы для подписания клиентом, в т.ч. через ЭЦП в разделе Документы.

Работа с дефектными актами происходит во вкладке Объекты → Объект → Дефектный акт

Здесь можно:

• Создать новую запись
• Скачать все документы архивом
• Скачать отдельный акт для последующей печати
• Отправить акт на почту клиенту для последующего физического подписания
• Посмотреть или изменить запись о дефектном акте

Создание дефектного акта

Форма дефектного акта содержит поля, которые будут отображены в сгенерированном документе.

Для генерации дефектного акта используется фирменный бланк, который можно задать в разделе Файл шаблона – фирменный бланк в формате docx, который будет использоваться при генерации документов. Подробнее о создании ниже. С помощью фирменного бланка можно добавить в документ реквизиты, оформление, стили, колонтитулы, поля. В остальном:

• Документ будет содержать таблицу с информацией из анкеты.
• Почти все поля в акте направлены на перенос значений в документ.
• Можно крепить любые файлы, но в файл будут вставлены только фотографии. Остальные файлы можно использовать для истории.
• Поле “Добавить личную подпись” добавляет в отправляемый клиенту на почту файл личную скан-подпись исполнителя. Не путать с документом из раздела Документы, где файл подписывается сканом и ЭЦП. Обычный файл без подписей можно скачать в разделе актов в любой момент, а на почту клиенту может быть отправлен со скан-подписью, если стоит галочка.

Дефектный акт можно начать формировать прямо на объекте в момент выполнения работ и закончить позднее в офисе или по дороге. В т.ч. закончить заполнение может другой специалист, к примеру, старший инженер.

После создания дефектного акта клиенту будет отправлено письмо о выполнении связанной работы, которая будет создана автоматически для отображения в отчётах. Это лишь уведомление о работе. Итоговый подписанный документ (файл) отправляется отдельно и влияет на счётчик отправленных актов в разделе. В данный момент составитель или редактор должен самостоятельно нажать кнопку “отправить дефектный акт”, чтобы клиент получил документ на почту.